Keeping Your Mailing List Clean and Efficient Mantenere efficiente la vostra mailing list puliti ed efficienti

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Article source: http://www.jospos.com/ . Articolo fonte: http://www.jospos.com/. Used with author's permission. Utilizzato con il permesso dell'autore. Your mailing list retains its value best if it is kept clean and efficient. La vostra mailing list conserva meglio il suo valore se è tenuto pulito ed efficiente. This report will first talk about why you should maintain your list in this manner. Questa prima relazione si parla perché si dovrebbe mantenere la vostra lista in questo modo. Then, the procedures you can follow to update both the mailing and database information associated with the names on you list will be discussed. Quindi, le procedure che si possono seguire per aggiornare sia la posta elettronica e database di informazioni associate con i nomi sulla lista vi saranno discussi.

THE IMPORTANCE OF MAINTAINING A CLEAN AND EFFICIENT LIST L'importanza di mantenere un ambiente pulito e efficiente elenco
What makes a list clean and efficient? Che cosa rende una lista pulita ed efficiente? Lists are clean and efficient when they are: * accurate. Liste sono pulite ed efficienti quando essi sono: * accurato. * current (up-to-date). * Corrente (fino a data). * as free of duplicate names as possible. * Come libera di duplicare nomi come possibile. * maintained with complete data. * Mantenuto con dati completi. Keeping lists clean and efficient requires a constant effort. Mantenere le liste pulite ed efficienti richiede uno sforzo costante. The average mailing list begins to go out of date as soon as it is compiled. La mailing list di media comincia ad andare fuori di data non appena è stato compilato. Industry studies have shown that the average consumer list changes approximately 20 percent a year. Settore studi hanno dimostrato che il consumatore medio elenco modifiche circa il 20 per cento l'anno. Business lists change a bit more slowly: about 18 percent a year. Business liste di cambiare un po 'più lentamente: circa il 18 per cento l'anno. But individual names within a business can change much more frequently. Ma i singoli nomi all'interno di una azienda può cambiare molto più frequentemente. The source of the list will often determine how frequently it is updated. La fonte della lista spesso determinare la frequenza di aggiornamento.

At best, lists compiled from Yellow or White Pages will only be as up-to-date as three to six months prior to the publication schedule of the directory. Nel migliore dei casi, gli elenchi compilati da Gialle Pagine Bianche o sarà solo, come fino a data da tre a sei mesi prima della pubblicazione del calendario della directory. This is usually on an annual basis but may be once every two or even three years. Questo è di solito su base annua, ma può essere una volta ogni due o addirittura tre anni. Mail order buyer lists could have a higher degree of accuracy because part of normal business is maintaining correct information about customers. Mail per le liste acquirente potrebbe avere un più elevato grado di precisione, perché parte delle normali attività è il mantenimento di una corretta informazione sui clienti.

Don't assume that a list is clean just because you bought it from a fellow business owner. Non date per scontato che un elenco è pulito solo perché è stato acquistato da un altro imprenditore. Most of the best kept lists are made up of mail order buyers, those buyer lists which are poorly maintained represent some of the worst lists. La maggior parte dei migliori conservati elenchi sono costituiti di posta elettronica per gli acquirenti, quelli acquirente elenchi che sono scarsamente mantenute rappresentano alcuni dei peggiori liste. Always try to see and test a portion of the list before you mail it in total. Semper cercare di vedere e testare una parte della prima lista che si è posta in totale.

Because mailing lists change so quickly, it is important to commit the necessary resources to keep your own lists current and correct. Mailing list perché cambiare così rapidamente, è importante per impegnare le risorse necessarie per mantenere i propri elenchi attuali e corrette. Lists that aren't properly maintained can be harmful and costly to your business or organization in several ways. Liste che non sono adeguatamente mantenuto possono essere dannosi e costosi per la tua azienda o organizzazione in diversi modi. For example: Ad esempio:

1. You're wasting postage and printing dollars if the mailings are incorrectly addressed or if there are duplicate names on your file or if they have moved. Stai sprecando spese di spedizione e stampa di dollari se gli invii sono affrontati correttamente o se ci sono nomi duplicati sul vostro file o se hanno spostato. 2. The database information is not kept current, you may not be mailing as efficiently as you could be. La banca dati di informazioni che non sono tenuti attuale, potrebbe non essere posta in modo altrettanto efficiente che si potrebbe essere. 3. You may be losing out on potential business if you cannot reliably get the mailing pieces to target audiences due to out-of-date or otherwise incorrect addresses. Potrebbe essere la perdita potenziale su attività, se non potete affidabile ottenere l'invio di pezzi di destinatari a causa di out-of-data o altrimenti indirizzi errati. 4. You are damaging your image with your customers. Siete danneggiare la vostra immagine con i tuoi clienti. Misspellings and out-of-date information reflect poorly on the organization - if the mailing reaches its destination. Errori ortografici e out-of-informazioni aggiornate riflettere sulla scarsa organizzazione - se la mailing raggiunge la sua destinazione. 5. Duplicate names can lead you to understate the response rate. Duplicare i nomi si può portare a sottovalutare il tasso di risposta. The response you actually get may be much better than the numbers show. La risposta è effettivamente ottenere può essere molto meglio di mostrare i numeri. This can have an effect on future mailing plans since you believe that the response you are getting is much lower than it actually is. Questo può avere un effetto sui futuri piani di mailing, poiché si ritiene che la risposta si sta è molto più bassa di quello che effettivamente è.

The key to keeping a list clean and efficient is to establish procedures for making daily changes to your list. La chiave per mantenere una lista pulita ed efficiente è quello di stabilire le procedure per rendere ogni giorno modifiche al tuo elenco. Develop a carefully planned, closely followed, regular updating program. Sviluppare una attentamente pianificato, seguito da vicino, il regolare aggiornamento del programma. In the next sections, we will discuss ideas for setting up a daily updating system, then give steps that should be included in any regular monitoring program. Nelle prossime sezioni, si discuterà di idee per la creazione di un sistema di aggiornamento quotidiano, quindi dare i passaggi che dovrebbero essere inclusi in qualsiasi programma di monitoraggio regolare.

KEEPING YOUR HOUSE LIST ACCURATE AND UP-TO-DATE ON A CONTINUING BASIS Mantenere la vostra casa elenco accurate e aggiornate su base continuativa
Establishing an ongoing updating system is the most effective way to stay on top of changes to the customer mailing list. Che istituisce un sistema di aggiornamento continuo è il modo più efficace per rimanere in cima delle modifiche al cliente mailing list. Customers are your easiest, most reliable source for keeping a customer list continuously current. I clienti sono i vostri più semplice, più affidabile fonte di tenere un elenco continuamente cliente attuale. Enlist their cooperation by including a request for updated information with each mailing sent. Mobilitare la loro cooperazione, includendo una richiesta di informazioni aggiornate con ogni mailing inviato. Here are some possible ways to make the request: Ecco alcuni possibili modi per effettuare la richiesta:

1. If you use an order form with a label affixed, request that customers change any incorrect information. Se si utilizza un modulo d'ordine con una etichetta apposta, richiesta che i clienti cambiare qualsiasi informazioni inesatte. 2. If you provide a return envelope which includes space for the recipient to write in a return address, below these lines provide a "key" that indicates that address information should be updated. Se l'utente fornisce un ritorno dotazione che include lo spazio per il destinatario di scrivere in un indirizzo di ritorno, al di sotto di queste linee di fornire una "chiave" che indica che l'indirizzo di informazione dovrebbero essere aggiornati. The key could look like this: [ ] Check here if this is a new address. La chiave potrebbe essere la seguente: [] Controlla qui se si tratta di un nuovo indirizzo. Record and maintain each transaction with a customer so that you can keep the important recency, frequency, and monetary value data current for each customer. Registrare e mantenere ogni transazione con un cliente in modo che sia possibile mantenere l'importante recente, la frequenza e il valore monetario dei dati corrente per ogni cliente.

There are other database fields that may change frequently or with each transaction. Ci sono altri campi di database che possono cambiare frequentemente o con ogni transazione. These fields should be incorporated into any system you developed for continuous updating of the mailing list/database. Questi campi dovrebbero essere inseriti in qualsiasi sistema è sviluppato per il continuo aggiornamento delle mailing list / database. If the audience is made up of individuals of businesses, here are some fields you will want to monitor and update on a regular basis: Se il pubblico è costituito da individui di imprese, qui sono alcuni campi che si desidera monitorare e aggiornare su base regolare:
*Credit Status Code: This code is based on the customer's payment history. * Credit codici di stato: questo codice si basa sul pagamento del cliente storia. Each time a customer orders, information about how long he takes to pay, and how he pays is generated. Ogni volta che un cliente ordini, informazioni su come egli tiene a lungo a pagare, e come egli paga è generato. This data should be used to update his account. Tali dati devono essere utilizzati per aggiornare il suo account. Credit status codes should also be evaluated and updated on a monthly basis. Credito codici di stato dovrebbero essere valutati e aggiornati su base mensile. * Items Ordered: Keeping this information current will help uncover opportunities where you may be able to sell related products or supplies to that customer. * Articoli ordinati: Mantenere queste informazioni aiuteranno attuali opportunità di scoprire dove si può essere in grado di vendere i relativi prodotti o le forniture a quel cliente. This information can be updated on a monthly basis. Queste informazioni possono essere aggiornati su base mensile. *Date of Last Order: This information is used for recency and monetary value calculations. * Data di ultimo ordine: Queste informazioni vengono utilizzate per il recente e valore monetario calcoli. It can be updated on a monthly or quarterly basis. Esso può essere aggiornato su base mensile o trimestrale. *Name and Address: This information should be verified and updated at the time a customer orders. * Nome e Indirizzo: Queste informazioni devono essere verificate e aggiornate al momento gli ordini di un cliente. *Title or Name of Contact: This information should be verified and updated at the time of order. * Titolo o Nome del contatto: Queste informazioni devono essere verificate e aggiornate al momento della fine. *Date of Last Contact: This field should be updated at the time of contact - either the last date this name was mailed or the last date a sales call was made. * Data di Ultima Contatti: Questo campo dovrebbe essere aggiornato al momento del contatto - sia l'ultima data questo nome è stato inviato o l'ultima data di una telefonata di vendita è stata fatta. If you are maintaining this information on a microcomputer, much of this information could be automatically updated. Se sei il mantenimento di tali informazioni su un microcomputer, molte di queste informazioni potrebbero essere aggiornato automaticamente.

PERIODIC REVIEWS OF YOUR HOUSE LIST Revisione periodica della vostra casa elenco
In addition to making ongoing changes as necessary to individual records on your list, you should periodically review the entire list or portions of it and make all changes necessary to update and correct your list. Oltre a rendere i cambiamenti in corso, se necessario, per singole registrazioni sul vostro elenco, si dovrebbe riesaminare periodicamente l'intera lista o porzioni di esso e fare tutte le modifiche necessarie per aggiornare e correggere il tuo elenco. Below is a variety of methods to consider including in your regular "list-cleaning" program: 1. Qui di seguito è una varietà di metodi per prendere in considerazione anche nel vostro "lista-pulizia" del programma: 1. Again, your customers are your best source for verifying changes to your list or database. Ancora una volta, i tuoi clienti sono il tuo migliore fonte per verificare le modifiche al tuo elenco o in una banca dati. For example: * You may want to send a mailing which has the sole purpose of updating and correcting the list. Ad esempio: * Si consiglia di inviare una mailing che ha l'unico scopo di aggiornare e correggere la lista. The mailing could consist of a business reply card with an address label affixed to it. Le mailing potrebbe consistere in una cartolina di risposta delle imprese con un indirizzo etichetta apposta ad esso. Below the label, insert such check boxes as: [ ] Please update my account as noted on the label. Sotto l'etichetta, inserire le caselle di controllo come: [] Si prega di aggiornare il mio conto, come osservato in etichetta. [ ] Addressee no longer here. [] Destinatario non è più qui. Please remove name from the list. Si prega di rimuovere il nome dalla lista. *You may also want to conduct a mail or phone survey (depending on the size of the list), to update the demographic information about the audience. * Si potrebbe anche voler condurre una e-mail o telefono sondaggio (a seconda della dimensione della lista), per aggiornare le informazioni demografiche sul pubblico. 2.The US Postal Service provides several programs that your organization can use to periodically clean the list. 2.L 'US Postal Service mette a disposizione diversi programmi che la vostra organizzazione può essere utilizzato per pulire periodicamente l'elenco. Contact your local postmaster for full details. Contattate il vostro postmaster locale per tutti i dettagli.

ELIMINATING DUPLICATES ELIMINARE I DUPLICATI
In addition to keeping the mailing list correct and up-to-date, make sure that it is as free of duplicate names as possible. Oltre a mantenere la mailing list corretto e aggiornato, assicurarsi che sia come libero di duplicare nomi come possibile. This involved two steps: 1. Ciò ha comportato due fasi: 1. Removing duplicate names from your customer list. Rimozione di duplicare i nomi dal tuo elenco dei clienti. 2. Eliminating duplicate names between and among the customer, prospect, or suspect lists you use. Eliminare duplicati tra nomi e tra il cliente, prospettiva, elenchi o si sospetta l'uso. The techniques used to remove duplicate names from your house list depend largely on the size of the list and how it is maintained: *If the list is small enough, you can catch many duplicates by sorting the list in zip code or alphabetical order and "eyeballing" it *If the list is stored on a microcomputer, you can sort it by one variable and then use the eyeball approach to spot the duplicates. Le tecniche utilizzate per rimuovere i nomi duplicati da casa tua lista dipendono in larga misura dalla dimensione della lista e come si è mantenuta: * Se la lista è abbastanza piccolo, si può prendere molti duplicati da cernita l'elenco di cui al codice postale o l'ordine alfabetico, e " eyeballing "è * Se la lista è memorizzato su un microcomputer, è possibile ordinare con uno variabile e quindi utilizzare il bulbo oculare approccio a posto i duplicati. Possible variables for ordering the list include last name, company name, address or telephone number. Possibili variabili per ordinare l'elenco comprende cognome, ragione sociale, indirizzo o numero di telefono. *For large lists of more than 10,000 names, you may want to consider hiring a computer service bureau to "de-dupe" (eliminate duplicate from) the list using one of their specifically designed software programs. * Per le grandi liste di più di 10.000 nomi, si potrebbe voler prendere in considerazione l'assunzione di un computer service bureau a "de-babbeo" (duplicato da eliminare) l'elenco utilizzando uno dei loro specificamente progettato programmi software. If you are renting lists, and your own list is automated, ask that the service bureau perform an "own customer" elimination as part of their service. Se sei affitto liste, e il tuo elenco è automatizzata, chiedere che il servizio di presidenza eseguire un "proprio cliente" eliminazione come parte del loro servizio. Names of service bureaus in your area can be obtained from the Direct Marketing Association. Nomi di agenzie di servizio nella vostra zona possono essere ottenute presso la Direct Marketing Association. In addition to removing duplicate names within your house list, match this list against any outside lists you use. Oltre a rimuovere i nomi duplicati all'interno della vostra casa elenco, questo elenco di corrispondenza nei confronti di un qualsiasi al di fuori elenchi si utilizza. The popular term for this is "merge/purge" which means matching two or more mailing lists (usually by electronic means) to remove duplication and make sure that each name receives only one mailing. Il termine popolare per questo è "unione / elimina" il che significa abbinamento di due o più mailing list (di solito con mezzi elettronici) per eliminare i doppioni e assicurarsi che ogni nome riceve solo una mailing.

Basically, merge/purge is accomplished through use of a match code. Fondamentalmente, si fondono / spurgo si realizza attraverso l'uso di un codice di corrispondenza. Match codes can take the form of many different combinations. Partita codici possono assumere la forma di tante diverse combinazioni. Some match codes eliminate all the vowels in the name and address, while others pick up certain characters from certain fields. Alcuni codici di corrispondenza eliminare tutte le vocali, in nome e indirizzo, mentre altri pick up da alcuni caratteri determinati settori. The match code is made up of the same characters for each name on the lists, and fully and uniquely identifies that name. La partita codice è costituito da gli stessi caratteri per ogni nome negli elenchi, e pienamente e che identifica in modo univoco il nome. When lists are matched against each other, duplicate match codes indicate that the same name exists on more than one list. Quando gli elenchi sono trovato gli uni contro gli altri, duplicare partita codici che indicano lo stesso nome esiste più di una lista.

When you hire a firm to run a merge/purge, try to find out how they identify duplicates, and if you can, set up a test with more than one service bureau to find out whose program best fits your needs. Quando si noleggiare una ditta di eseguire una fusione / spurgo, cercare di scoprire in che modo identificare duplicati, e se è possibile, può costituire una prova con più di un servizio al pubblico per scoprire il cui programma più si adatta alle vostre esigenze.

Another concept to consider when trying to identify duplicates is "overkill" vs. "underkill." Un altro concetto da considerare quando si cerca di individuare i duplicati è "Overkill" vs "underkill". If the match code includes too many characters, possible duplicates will not be caught. Se la partita codice comprende troppi caratteri, eventuali duplicati non saranno catturati. This is called underkill. Questo è chiamato underkill. On the other hand, if the match code is too loose, names which are not duplicates will be recognized as duplicates (overkill). D'altro canto, se il codice è partita troppo sciolto, nomi che non sono duplicati saranno riconosciuti come duplicati (Overkill).

Finding duplicates is really an art. Trovare duplicati è davvero un'arte. How do you catch a match of an individual where one list says he lives at 505 7th St., and another has him living at 505 Seventh St.? Come si cattura una partita di un singolo caso in cui una lista dice vive a 505 St 7a, e un altro è lui che vive a Settimo S. 505? Even worse, is Jean Smith, who lives at 510 Main St. the same person as the Jane Smith living at 501 Main St.? Ancor peggio, è Jean Smith, che vive a 510 Main St stessa persona come Jane Smith, che vive a 501 Main St? How you answer depends on whether you prefer overkill or underkill. Come risposta dipende dal fatto che si preferisce o Overkill underkill.

It's a bigger problem when running a merge/purge for businesses. Si tratta di un problema più grande quando si esegue una fusione / spurgo per le imprese. Not only do you have to worry about name and address fields, but now you may need to find matches with business names and individual titles. Non solo si deve preoccupare di nome e l'indirizzo campi, ma ora potrebbe essere necessario per trovare le corrispondenze con i nomi delle imprese e dei singoli titoli. The key here is to determine up front how many names per firm you want to mail to. La chiave qui è quello di determinare in anticipo quanti nomi per impresa si desidera mail a.

The key to successful merge/purge is close monitoring. La chiave del successo fusione / spurgo è uno stretto monitoraggio. Watch the process from beginning to end. Guarda il processo dall'inizio alla fine. Have thorough written instructions, and make sure they are carried out. Hanno approfondito le istruzioni scritte, e fare in modo che siano effettuati.

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